Arbeitszeugnis Formulierung Inhalt Aufbau

Definition Arbeitszeugnis und rechtliche Grundlagen

Nach § 630 BGB – Pflicht zur Zeugniserteilung, hat jeder Arbeitnehmer die Pflicht, nach Beendigung eines dauernden Dienstverhältnisses, ein Arbeitszeugnis auszustellen. Die Urkunde bzw. das Dokument bedarf einer Unterschrift und ist von der Erteilung einer elektronischen Form ausgeschlossen. Dabei unterscheidet man einfache (Art, Dauer und Tätigkeit) sowie qualifizierte Arbeitszeugnisse (u.a. ergänzt zum einfachen AZ mit Beschreibung von Leistung, Verhalten oder Berufsausbildungsverhältnis).
Eine weitere Form ist ein Zwischenzeugnis. Dies wird oft ausgestellt, wenn sich der Arbeitnehmer anderweitig bewirbt, der bisherige Vorgesetzte ausscheidet oder der AN (intern) an eine andere Position / Stelle versetzt wird.

Form und Inhalt

Oft stellen sich die Fragen nach Form und Inhalt bei Arbeitszeugnissen. Also was muss drinstehen und wie muss es gestaltet sein? Des Weiteren muss es, wie bereits erwähnt, schriftlich ausgestellt werden und ist von der elektronischen Form ausdrücklich ausgeschlossen. Dies regelt u.a. der § 109 Abs.3 GewO.

Arbeitszeugnis – Form:

  • das Dokument muss sauber geschrieben, ungefaltet und auf mit dem Firmenbriefkopf ausgestellt sein – ein Stempel ist keine Pflicht!
  • der Arbeitgeber oder sein Vertreter müssen im Original unterschreiben.
  • Rechtschreibfehler können zu Einsprüchen führen, besonders wenn es sich negativ für den AN auswirkt.
  • die Standardverwendung ist das DinA4 Format – ist diese Seite nur halb gefüllt, dann ist das meist zu wenig!
  • ohne Datum (der Ausstellung) ist das Zeugnis nicht rechtskräftig.

Inhalt und Gliederung – was muss rein?

  • Titel mit dem Begriff “Zeugnis” in der Überschrift
  • Vor- und Zuname des Arbeitnehmers
  • die Beschäftigungsdauer
  • die Tätigkeitsfelder bzw. Beschreibungen
  • Leistungs- und Verhaltensbeurteilung
  • Datum der Ausstellung
  • Unterschrift des Arbeitgebers oder Vertreters

Ein Arbeitszeugnis muss wohlwollend und der Wahrheit entsprechend ausstellt sein. Dies bedeutet, dass es einerseits der Wahrheit entsprechen muss und andererseits der Arbeitsnehmer keine (künftige) Nachteile daraus zieht. Deshalb sind (eindeutig) negative Äußerungen in Formulierungen untersagt.

Frist und Anspruchsdauer: Arbeitszeugnis anfordern

Jede Form der Kündigung bringt automatisch einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis mit sich. Dieses muss allerdings, falls vom Arbeitgeber nicht ausgestellt, der Arbeitnehmer selbst einfordern. Die Frist beträgt 3 Jahre – gültig ab Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

Das Arbeitszeugnis richtig lesen und Formulierungen verstehen

Inhalte, Aufbau und Formulierungen in einem Arbeitszeugnis sind vielen nur bedingt verständlich. So klingen die Sätze, auf den ersten Blick, positiv und auch der Aufbau scheint in Ordnung zu sein. Dies liegt u.a. daran, dass wortwörtliche Aussagen sowie negative (klare) Ausdrücke nicht niedergeschrieben werden dürfen. Viele Arbeitgeber machen sich gar keine richtigen Gedanken, sondern nehmen Standardvorlagen, die aus ihrer Sicht sogar positiv gemeint sind. Doch unabhängig von der Kompetenz des Ausstellers, gibt es diverse (Geheim-)Codes in den Formulierungen sowie im Zeugnisaufbau. Hier ein paar klassische Beispiele über die Aussagekraft von Formulierungen und Codes.

Formulierungen – Note der Beurteilungen

  • Sehr gut (1)
    stets/immer zu unserer vollsten Zufriedenheit
    erledigte übertragene Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit,
    einwandfrei & beliebtVerhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war stets einwandfrei –  bei allen sehr beliebt,
    übertraf / weit über unsere/n Erwartungen, vorbildlich,
    in jeder Hinsicht sehr gut / ausgezeichnet,…
  • Gut (2)
    stets zu unserer vollen Zufriedenheit,
    waren jederzeit gut, stets gut,
    voll und ganz zufrieden,…
  • Befriedigend (3)
    zu unserer vollen Zufriedenheit,
    zeigte Einsatzbereitschaft,
    hat unseren Erwartungen voll entsprochen,
    arbeitete genau und zuverlässig,…
  • Ausreichend / Mangelhaft (4/5)
    zu unserer Zufriedenheit
    ,
    war stets bemüht,
    hat unseren Erwartungen entsprochen,
    hat sich stets bemüht,…
  • Ungenügend (6)
    Anfangs, hatte Erfolge,

    bemühte sich,
    zeigte Verständnis,…

Formulierungen sind in der Praxis manchmal falsch eingesetzt. Einige Arbeitgeber meinen es oft besser, als sie es schreiben. Deshalb gilt immer: Arbeitszeugnis noch einmal überprüfen (lassen). Nicht nur auf Form & Inhalt, sondern auf alle Formulierungen und dem Wahrheitsgehalt.

Codes richtig entschlüsseln und deuten – Aussage-Interpretation

Die Formulierungen sind meist eine eindeutige Sprache, aber es gibt noch weitere Tricks und Geheimcodes in einem Arbeitszeugnis. Besonders zu erwähnen sind dabei die Faktoren Sozialverhalten sowie Bedauern des Ausscheidens.
Das Sozialverhalten des Mitarbeiters zeigt sich im Verhalten gegenüber des Vorgesetzen sowie Kollegen. Ist z.B. die Reihenfolge (1. Vorgesetzer und 2. Kollegen) nicht eingehalten, kann dies auf ein angespanntes Verhältnis zwischen Mitarbeiter/in und Chef hindeuten.
Dazu kommen Codes und Aussagen, die man klar (negativ) zuordnen kann: Das Verhalten wird gar nicht erwähnt oder die Formulierungen (stets sehr gut, sehr gut, gut, ausgekommen,…) betonen die Lage offensichtlich. Weitere Klassiker – im negativen Sinn – sind Erwähnungen wie Pünktlichkeit, Gesundheit, Geselligkeit, aktive Auseinandersetzungen oder alleiniges Arbeiten.
Das Ausscheiden (sowie eventuelles Bedauern) darf nur mit dem Einverständnis des Arbeitnehmers erwähnt werden. Einen rechtlichen Anspruch darauf gibt es wiederum nicht. Auch hier gilt es wieder, die Codes richtig zu entschlüsseln. Der beste Satz lautet: “Wir wünschen ihm/ihr für die berufliche sowie persönliche Zukunft alles Gute!” Das Weglassen einer der beiden Begriffe ist meist negativ verbunden. Ebenso weitere Erwähnung wie z.B. gesundheitlich alles Gute – was auf viele Fehlzeiten deutet.

Fazit: Anforderung & Aussage Arbeitszeugnis

Es sei erwähnt, dass es sich hier um eigene Erfahrungen aus der Praxis handelt und keinesfalls alle Inhalte rechtlich bindend sind. Vielmehr ist es eine Information zum Thema Arbeitszeugnis. Sowohl Arbeitnehmer, als auch Arbeitgeber haben in der Praxis mit dem Thema oft zu kämpfen. Die aufgezählten Tipps und Beispiele können helfen, einfach Fehler zu minimieren, da gefühlt 25% der Arbeitszeugnisse oft einfach Fehler aufweisen. In der Realität ist es oft so, dass der Arbeitgeber gar kein Interesse hat, den (Ex-)Arbeitgeber schlecht zu beurteilen, sondern die Sache einfach abwickeln will. Deshalb formulieren nicht selten die Angestellten ihre Arbeitszeugnisse größtenteils selbst bzw. listen auf, was sie gemacht haben. Klar gilt dies eher bei KMU und keinesfalls bei (großen) Konzernen. Egal ob man Praktikant, Azubi, Zeitarbeiter, Berufseinsteiger oder langjähriger Mitarbeiter ist/war, ein gutes und formal richtiges Arbeitszeugnis ist immer viel wert!

Vorlage Arbeitszeugnis – gratis Mustervorlage

Bei dieser Vorlage handelt es sich um ein Beispielzeugnis mit der Note zwischen sehr gut – gut. Natürlich sind Dinge wie der Name, Anschrift, Firma oder Tätigkeiten frei erfunden, aber es entspricht den Normen der oben aufgezählten Faktoren.